Eventbegleitung über Social Media

Juni 11, 2020
Eventbegleitung über Social Media

Viele Unternehmen organisieren bereits eigene Barcamps, Hausmessen und Konferenzen für Vertriebler oder Geschäftspartner. Warum diese nicht über Social Media begleiten? Gib Deinen Gästen die Möglichkeit das Event mitzugestalten, kommuniziere mit ihnen über Social Media und begleite das Offline-Event virtuell beziehungsweise digital.

In diesem Blogbeitrag soll es darum gehen, was Du dabei bedenken musst und wie Du erstmals Dein eigenes Event über Social Media begleitest.

Die richtige Auswahl der sozialen Netzwerke

Welche sozialen Netzwerke solltest Du nutzen?

Zuerst solltest Du Dir anschauen, welche sozialen Netzwerke Du bereits nutzt. Kommt Dein Unternehmen aus dem B2B-Bereich, dann gibt es wahrscheinlich Unternehmensprofile bei LinkedIn oder Xing. Verkauft Dein Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen an Endkunden, dann ist man womöglich bereits bei Facebook, Twitter oder Instagram aktiv. Vielleicht probierst Du auch gerade Snapchat oder TikTok für Dein Unternehmen aus?

Verschaffe Dir erst einmal einen Überblick: Über welche sozialen Netzwerke wird bereits kommuniziert und haben diese Funktionen, um ein Event digital zu begleiten? Folgende Punkte sind dabei ganz entscheidend:

  • Storyfunktion für Echtzeitkommunikation
  • Möglichkeit Hashtags zu setzen und Postings
    unter diesen wiederzufinden
  • Standort, bzw. Account Verlinkung
  • Möglichkeit eigene GIFs hochzuladen, damit
    Teilnehmer sie verwenden können
  • Fragen / Feedbackfunktion

Welche sozialen Netzwerke solltest Du dazu nehmen?

Ein Event digital und über Social Media zu begleiten, kannst Du auch dazu nutzen neue Erreichbarkeiten zu promoten. Nehmen wir einmal an, es gibt bereits ein LinkedIn Unternehmensprofil und eine Facebook Fanpage. Hier kommunizierst Du regelmäßig, verlinkst eigene oder fremde Blogartikel, stellst Produkte/Dienstleistungen vor oder nimmst Kunden mit durch ihren Betrieb. Nun möchtest Du Deine PR-Tätigkeiten ausweiten und Interessengruppen wie Politiker und Journalisten, aber auch Geschäftspartner
ansprechen. Dazu eignet sich wunderbar das Netzwerk Twitter.

Um auf den neuen Kommunikationskanal und auch auf die bestehenden aufmerksam zu machen, solltest Du folgendes vor und während der Veranstaltung durchführen:

  • Verlinke die Social Media Profile auf der firmeneigenen Website, in der Veranstaltungseinladung und im Newsletter, den Du vorab versendest
  • Informiere Deine Teilnehmer über den Event-Hashtag. Achtung: mehr als zwei merkt sich kein Mensch!
  • Mache auf Flyern oder Plakaten auf dem Event auf die firmeneigenen Social Media Profile aufmerksam
  • Gib zur Begrüßung und auf Screens Hinweise zu den Social Media Profilen, Hashtags und wie die Teilnehmer aktiv teilnehmen können
  • Veröffentliche im Vorhinein Social-Media-Beiträge über die Eventorganisation und verlinke dabei Teilnehmer bzw. Unternehmensaccounts, von denen Du weißt, dass ein Vertreter anwesend sein wird

Soziale Netzwerke für die digitale Eventbegleitung

Wenn Du

  • vor der Entscheidung stehst, welches soziale Netzwerk sie zusätzlich nutzen möchten

oder

  • Du bist in den Social Media noch gar nicht aktiv,

dann sollen Dir die folgende kleine Funktionsübersicht helfen. Diese sozialen Netzwerke halte ich für die Eventbegleitung am
geeignetsten:

Twitter

Twitter wird vielfach immer noch als „DAS“ soziale Netzwerk für Echtzeitkommunikation empfohlen. Es ist ein Microblogging-Dienst, bei dem es möglich ist kurze Statements und Meinungen in 280 Zeichen mitzuteilen. Twitter ist der Ursprung der Hashtag-Funktion. Nutzen die Teilnehmer Deines Events den entsprechenden Event-Hashtag dort immer wieder, kann es dazu führen, dass dieser trendet und somit für alle Twitter-Nutzer sichtbar wird. So erhältst Du bzw. Dein Event mehr Reichweite und auch Nicht-Teilnehmer können sich an Diskussionen und Themen des Tages beteiligen.

Die sogenannten Tweets können durch Videos, Fotos, GIFs oder Umfragen angereichert werden. So erhältst Du in der Regel auch mehr Aufmerksamkeit. Außerdem können andere Accounts verlinkt und mehrere Hashtags gesetzt werden. Es sollten jedoch nicht mehr als drei sein. Oftmals kommt es vor, dass Nutzer mehr sagen wollen, als in einen Tweet passt. Deswegen erstellen Nutzer einen Thread, indem sie selbst auf den vorherigen Tweet antworten und immer so weiter.

Jetzt mit der neuen Funktion „Fleets“ hat sich das Spektrum an Möglichkeiten auch noch einmal erweitert. Auch Twitter kann damit „Stories“.

Instagram

Instagram bietet mit der Story-Funktion eine perfekte Lösung um Events digital zu begleiten und dabei mit verschiedenen Content-Formaten zu spielen. Nutze einfach Fotos, kurze Videos (15 Sekunden), erstelle Sie Boomerangs oder Reels, schreibe einen einfachen Text, füge mehrere Bilder zu einem zusammen (Layout) oder nutze die Zoom-Funktion, um auf Details wie den guten Kaffee aufmerksam zu machen. Jedes Storyelement kann mit Text, GiFs, Stickern (Bilder, Umfrage, Countdown, Fragen, etc.), Standort- oder Accountverlinkung, Musik oder etwas selbst Gemaltem oder Geschriebenen angereichert werden. Somit unterhältst Du Deine Teilnehmer und Follower, die nicht dabei sein können.

Daneben kannst Du im Stil Deines Instagram Profils Bilder und Videos als Posts hochladen und somit Sessions oder einzelne Vorträge zusammenfassen. Neu ist die Funktion „Reels“, bei der Du ähnlich wie bei TikTok Videos erstellst (mehrese Videosequenzen zusammengeschnitten und mit Musik untermalt). Vergiss nicht die Live-Funktion, mit der Du ganze Vorträge mitstreamen kannst. Diese werden in den ersten 24 Stunden in den Stories und danach als IGTV Video gezeigt. Wenn Du außerdem ein Kamerateam oder einen Videographen vor Ort hast, kann das fertige Video als Zusammenschnitt des Events ebenfalls bei IGTV hochgeladen werden.

Facebook

Dank Instagram hat nun auch Facebook die Storyfunktion. (Instagram gehört zum Facebook Universum, somit war es nur eine Frage der Zeit bis Stories auch bei Facebook Einzug erhalten) Diese wird zwar von Usern nicht in dem Maße genutzt wie bei Instagram. Jedoch können Unternehmen, zu denen Instagram einfach nicht passt, dieselben Funktionen bedienen, um Event-Teilnehmer und Fans mit verschiedenen Content-Formaten zu begeistern und zu animieren.

Hier kannst Du ähnlich verfahren wie bei Instagram. Die Story wird für kurzen „snackable“ Content während oder auf der Veranstaltung verwendet und die Posts dann als Zusammenfassungen einzelner Vorträge, Sessions oder Diskussionen. Zusätzlich kannst Du, wenn Du Dein Event über eine Facebook Veranstaltung beworben hast, auch hier die Teilnehmer abholen, in dem Du es
möglich machst Dich dort direkt anzuschreiben, wenn etwas nicht gut läuft. Auch in der Veranstaltung bei Facebook kannst Du die Posts teilen, mit denen Du Vorträge oder Diskussionen zusammengefasst hast.

LinkedIn

LinkedIn wird von vielen Nutzern immer mehr wie ein zweites Facebook genutzt, nur eben auf der Business Ebene. Emojis untermauern Aussagen in den Beiträgen und Leute nutzen die 1:1 Kommunikation über die Nachrichtenfunktion. Wie die Stories von LinkedIn angenommen werden, wird sich noch zeigen. Noch nicht alle Nutzer können diese Funktion nutzen.

Teilnehmer posten auch hier von Events und greifen Themen der Veranstaltung auf, um die eigene Meinung dazu zu veröffentlichen. Wenn Du ein Unternehmensprofil auf LinkedIn hast, dann gehe auch hier in die Kommunikation mit Gästen und Teilnehmern, indem Du über den Tag verteilt Posts mit Bildern oder Videos veröffentlichst. Außerdem solltest Du auch hier anregen Deinen Event-Hashtag zu nutzen.

Das Team hinter Deinen Social Media Profilen

Je nach Länge und Größe (meint Teilnehmeranzahl) des Events benötigst Du eine Person oder eben ein ganzes Team, dass die Social Media Profile Deines Unternehmen pflegt, Stories veröffentlicht, fotografiert, kurze Videos aufnimmt und aus diesen Postings generiert. Zusätzlich solltest Du das Community Management nicht vergessen. Damit ist das Moderieren von Kommentaren, Shares und Retweets gemeint. Außerdem erhältst Du ggf. Direktnachrichten mit Feedback oder Kritik, die an die zuständigen Verantwortlichkeiten weitergegeben werden müssen.

Bei einer Konferenz von etwa 100 Leuten, bei denen nach der Reihe Diskussionen oder Vorträge stattfinden, können ein bis zwei Personen ausreichen. Findet Dein Event aber in unterschiedlichen Räumen oder Orten statt, über mehrere Tage oder bei einer Größe von mehreren tausend Teilnehmern, dann reicht eine Person vor Ort lange nicht mehr aus.

Verantwortlichkeiten klären

Wenn Du ein ganzes Team bestehend aus Social Media Managern zur Verfügung hast oder Teil eines solchen bist, sollte geklärt werden, wer welches Social Media Profil bedient oder wer welche Session bzw. welchen Vortrag begleitet. Findet das Event in verschiedenen Räumen und über mehrere Tage lang statt, ist es sinnvoll zusätzlich jemanden für das Community Management im Bachoffice zu haben. Diese Person kann so Beschwerden direkt an das Organisationsteam vor Ort weiterleiten, wenn es zum Beispiel darum geht, dass es zu wenig Kaffee gibt, die Soundqualität schlecht ist oder jemand vergessen hat das vegetarische Essen bereitzustellen. Die Leute, die Inhalte erstellen, werden dafür nicht auch noch Zeit haben.

Wichtig ist auch, das die Person im Backoffice auf Standleitung mit den Presseleuten verbunden ist. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass viele ihre drastische Kritik oder negative Erfahrung zunächst in Direktnachrichten mitteilen. Bevor geantwortet wird, kann man sich mit den Kollegen kurz abstimmen, damit diese gewappnet sind, falls der Kritiker über den Social-Media-Kanal hinweg Kritik äußert. Wer jetzt schnell handelt, vereitelt also einen möglichen Shitstorm.

Darüber hinaus sollte es eine Community-Management-Guideline geben, die nicht nur beinhaltet wann eventuell anmaßende Kommentare zu löschen sind, sondern wie generell mit Kritik umgegangen wird. Das Wording ist hier ganz entscheidend. Dazu werde ich auch weiter unten noch einmal kommen.

Bei kleineren Events gibt es vielleicht nur ein bis zwei Personen für die Eventbegleitung in den Social Media und das Community Management im Backoffice. Das kann auch vollkommen ausreichend sein. Wer im Backoffice sitzt, braucht nicht unbedingt Social Media versierter Spezialist zu sein. Hier können auch Auszubildende, Werkstudenten oder Teilzeitkräfte mithelfen und bei Unsicherheiten entsprechende Stellen bzw. Vorgesetzte schnell anrufen, bevor sie antworten. Wichtig sind in diesem Fall ein gutes Briefing und eine Guideline. So etwas kannst Du weit vor dem Event vorbereiten.

Social-Media-Guideline für die Eventbegleitung

Weiter oben habe ich bereits erwähnt, dass der Community Manager einen direkten Draht zur Pressestelle/Öffentlichkeitsarbeit benötigt.

Wichtig ist, dass bereits im Vorhinein zusammengearbeitet wird, um gemeinsam eine Social-Media-Guideline zu erarbeiten. Es bringt nichts wenn beide Abteilungen unterschiedliche Vorgehensweisen haben. Gewisse Krisensituationen sollten vorher durchgespielt werden, um darauf passende Wege zu finden mit diesen kommunikativ umzugehen. Hier gilt es auch diese möglichen
Krisen mit weiteren Abteilungen durchzudenken und mit der Geschäftsleitung abzustimmen.

Außerdem sollte immer das Wording stimmig sein. Wenn die Pressestelle eine Erklärung abgibt, sollten sich gewisse Aussagen und Wörter auch in den sozialen Netzwerken wiederfinden.

Eine einheitliche Kommunikation ist wichtig!

Zum einheitlichen Wording gehört auch das Festlegen von Schreibweisen (diese können trotz Rechtschreibregeln doch sehr unterschiedlich gehandhabt werden). Bedenke hier vor allem das Corporate Design. Aber auch Abkürzungen sollten einheitlich sein.

In der Social-Media-Guideline sollte außerdem festgehalten werden:

  • Bildsprache
  • Formate (Wann und wo Hochformat, Querformat, Quadrat?)
  • Corporate Design (Anwendung von Schriften, Farben, Logo Einbindung)
  • Hashtag(s)

Dies sollte kurz und knackig in einem Handout zusammengestellt werden, damit die Guideline immer griffbereit ist. So können auch andere Abteilungen, die an der Organisation des Events maßgeblich beteiligt sind, über die Kommunikation in den Social Media gebrieft werden.

Wenn ich für mich oder für Kunden Events begleite, hat sich gezeigt, dass man nicht darum herumkommt sich vorher genau zu überlegen welche sozialen Netzwerke man nutzen möchte, um welche Zielgruppe anzusprechen. Verantwortlichkeiten sollten nicht erst kurz vor dem Event bestimmt werden. Auch ist es wichtig, dass ein einzelner Social-Media-Manager Unterstützung erhält, da die Social-Media-Begleitung UND das Community Management während eines Events ab einer gewissen Größe einfach nicht mehr alleine zu bewerkstelligen ist. Zuletzt hilft eine Social-Media-Guideline sowohl den Zuständigen als auch anderen Abteilungen und führt zu einer einheitlichen Kommunikation, die extrem wichtig ist.

 

Quelle des Bildes: Canva Pro

Von Anna Hübner

Mein Herz schlägt für gute Geschichten, ob ich sie selbst beim Reisen erlebe oder sie zusammen mit meinen Kunden finde und erzähle, ist dabei ganz egal!

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